Gestion des sinistres : notre guide pour les concepteurs du bâtiment

Sommaire :

• Comment apprécier une mise en cause : faut-il déclarer le sinistre ?
  • Mise en cause relative à des dommages affectant vos ouvrages
  • Mise en cause suite à des dommages causés à un tiers
  • Votre responsabilité est engagée : nos conseils pour bien déclarer le sinistre à son partenaire
• Les typologies d’expertises : nos premiers conseils pour les préparer
  • L’expertise amiable dommages ouvrage (DO)
  • L’expertise amiable hors dommages ouvrage (hors DO)
  • Nos conseils pour la première expertise
  • L’expertise judiciaire et ses différentes finalités
• En résumé : Les points de vigilance pour faire face à un sinistre

Concepteurs de bâtiment (Maître d’œuvre, BET, …) la gestion des réclamations et des sinistres relève d’enjeux multiples qui nécessitent d’avoir une démarche équilibrée pour à la fois :

• Veiller à la sécurité des ouvrages et des personnes
• Se donner les moyens de défendre sa responsabilité face aux mises en cause
• Veiller à ne pas déclarer abusivement des litiges qui finissent par impacter le coût de l’assurance.

Comment apprécier une mise en cause : faut-il déclarer le sinistre ?

Le plus souvent, la réclamation viendra du client ou du tiers lésé, se matérialisant par un mail, un courrier, un recommandé.

Deux types de responsabilités sont principalement susceptibles d’être engagées :

Les deux garanties peuvent être mobilisées conjointement (ex : fuite suite à travaux de plomberie, la reprise de la fuite relève de la garantie RD et celle des conséquences de la RC (peinture, parquet)

Avant de procéder à votre déclaration de sinistre, il est dans tous les cas souhaitable de procéder à une visite du chantier et de le sécuriser si besoin, avant de déclarer un sinistre.

Selon les cas de figure, il convient également de vérifier certains points essentiels :

Mise en cause relative à des dommages affectant vos ouvrages :

Mise en cause suite à des dommages causés à un tiers :

• Les travaux à l’origine des désordres rentrent-ils dans le cadre de votre mission ?
• Le montant de la réclamation est-il supérieur à votre franchise contractuelle ?

Votre responsabilité est engagée : nos conseils pour bien déclarer le sinistre à son partenaire

Votre assurance a besoin de connaître la situation exacte engendrée par vos actes professionnels pour mettre au point la meilleure stratégie dans la défense de vos intérêts.

Il est important de réaliser des déclarations précises sur les dates, le contexte et votre appréciation face à la mise ne cause de votre responsabilité.

Voici les pièces pièces à fournir pour une bonne instruction de dossier :

• Les copies des documents qui vous mettent en cause
• Copies de votre contrat de maîtrise d’œuvre, de vos notes d’honoraires, La déclaration règlementaire d’ouverture de chantier (DROC),
• Un tableau récapitulatif de tous les intervenants (Équipe de maîtrise d’œuvre, géotechnicien, contrôleur technique et entreprises)
• Autant que possible, leurs attestations d’assurances

• Un sinistre lié à l’exécution des travaux, alors que vous n’avez qu’une mission de conception, donne immédiatement des éléments de défense à votre avocat pour plaider votre mise hors de cause;
• Si le maître d’ouvrage ne vous a pas réglé une partie de vos honoraires, c’est l’occasion d’en faire part à l’expert.

Les typologies d’expertise : nos premiers conseils pour les préparer

Maître d’œuvre et bureaux d’étude technique, il est important de participer de manière active à la résolution du litige, aux côtés des avocats et experts désignés par la compagnie. L’efficacité de la défense se joue grâce à cette collaboration.

L’expertise amiable dommages ouvrage (DO)

Dans ce cadre, un expert unique est désigné. Sa mission consiste à entendre les intervenants concernés par le sinistre et à vérifier le caractère décennal des désordres. Elle sert également à préconiser et chiffrer une solution technique de réparation, ainsi qu’à proposer une clé de répartition des responsabilités entre les différents participants.

L’intérêt de cette procédure est de préfinancer la réparation dans un délai court en évitant notamment l’aggravation du sinistre.
À la suite de quoi l’assureur DO exerce les recours contre les assureurs des constructeurs responsables.  

L’expertise amiable hors dommages ouvrage (hors DO)

Le maître d’œuvre est presque systématiquement convoqué aux réunions d’expertise à la demande du maître d’ouvrage (parfois pour un enjeu minime).

En fonction de la nature du désordre, pour une première réunion d’expertise nous conseillons d’ouvrir un dossier auprès de sa compagnie sans demander la présence d’expert (coût inutile)

À condition d’une réelle mise en cause de votre responsabilité, il s’en suit l’ouverture du dossier à la compagnie avec désignation éventuelle d’un expert et/ou d’un avocat.

Gestion des sinistres, nos conseils pour réaliser la première expertise seul :

À la fin d’une réunion, lorsqu’il est rédigé un PV de constatations, celui-ci permet d’évaluer le coût des réparations et l’origine des dommages.

Attention, les expertises hors DO ne sont pas encadrées par un délai strict et le nombre d’experts n’est pas limité.
Chaque participant peut venir avec son expert. De ce fait, un accord est généralement plus difficile et plus long à obtenir qu’en présence d’une assurance dommages-ouvrage.
Pour la recherche de solutions de réparation et la répartition des responsabilités, les échanges se font entre le maître d’ouvrage, les constructeurs et leurs assureurs. Selon l’enjeu financier, les avocats interviennent en dernier lieu.
Le maître de la procédure est toujours le maître d’ouvrage : s’il n’est pas satisfait des échanges, il peut saisir le juge.

L’expertise judiciaire et ses différentes finalités : sans suite, résolution amiable et poursuite de procédure

Lorsqu’une expertise amiable ne permet pas de régler le litige, il est possible de faire appel au juge pour une procédure judiciaire. Le principe de cette procédure est le « contradictoire ». Tous les éléments d’information concernant le sinistre doivent être communiqués à l’ensemble des parties.

Avant que l’expert judiciaire rende son rapport, toutes les parties peuvent et doivent exprimer leur position et connaitre celle de chacun.

Les expertises de justice peuvent être organisées soit par un tribunal administratif (avec lequel l’ordonnance est rendue sans audience), soit par un tribunal judiciaire. Dans ce cas, un huissier remet au maître d’œuvre une assignation pour participer à une audience du tribunal.

Pour bien appréhender cette situation :

• Le fait de participer à une expertise judiciaire ne veut pas dire condamnation.
• Vérifiez que vous êtes bien le destinataire de l’assignation.
• Transmettez l’assignation à la compagnie qui vous assure.
• N’allez pas nécessairement à l’audience : Laissez la main à votre avocat pour qu’il vous représente.
• Durant cette audience, chargez votre avocat de :
  • Vérifier le contour de la mission d’expertise : la liste des problèmes doit être précise et l’avocat doit veiller à ce que le juge ne demande pas à l’expert d’établir un audit du bâtiment pour identifier des problèmes;
  • Discuter du choix de l’expert : un architecte généraliste, un ingénieur spécialiste, un économiste… ou un collège d’experts, avec le recours éventuel à un sapiteur pour un point technique;
  • Échanger sur les modalités de préfinancement ;
  • Vérifier que l’expert n’ait pas de liens avec les parties;
  • Recevoir l’ordonnance rendue par le juge, l’expert démarre ensuite les opérations d’expertise dans le respect du contradictoire.
• Assistez à tous les rendez-vous d’expertise judiciaire : la première démarche de l’expert est d’examiner la matérialité des désordres.
• N’assistez pas à une réunion d’expertise judiciaire si vous n’avez pas été convoqué : voyez avec votre avocat ce qu’il en pense.
• Transmettez les documents et votre position à votre avocat.
• Ne communiquez qu’avec la compagnie, votre avocat et votre expert technique désignés par la compagnie pour défendre vos intérêts.
• Signalez éventuellement que les parties convoquées à l’expertise ne sont pas au complet pour répondre du sinistre. Dans ce cas de figure, votre avocat peut demander l’arrêt de l’expertise pour retourner devant le juge et obtenir la mise en cause d’un autre acteur de l’opération (un sous-traitant, par exemple). Il peut également demander l’extension de la mission de l’expert.
• Participez de manière active aux opérations d’expertise avec votre avocat et l’expert désigné.
• Ne reconnaissez pas votre responsabilité.
• Prenez connaissance du pré-rapport de l’expert : Dans ce document provisoire, l’expert indique les désordres constatés, l’estimation des travaux de réparation et propose d’imputer telle part de responsabilité à tel professionnel.
  À l’étape du pré-rapport les parties et les assureurs peuvent se mettre d’accord pour éviter d’aller devant le juge du fond (attention : même en cours de transaction entre parties, ne reconnaissez jamais votre responsabilité). La procédure d’expertise se termine avec le dépôt du rapport et en l’absence d’accord. Les honoraires de l’expert sont réglés (ordonnance de taxe).

Quelles sont les issues possibles ?

• Sans suite : l’expert n’a pas été en mesure de constater les désordres ou considère que les intervenants ne sont pas responsables. La procédure s’arrête.
• Une solution amiable est trouvée : le rapport propose une solution de réparation et les parties estiment qu’il n’est pas intéressant pour elles de se lancer dans une longue procédure;
  Elles préfèrent cet accord pour ne pas risquer d’aggraver les désordres.
• Poursuite de la procédure : le maître d’ouvrage a saisi le juge des référés dans un 1er temps pour demander à l’expert de constater les désordres et proposer des solutions de réparation. Dans un 2ème temps il peut saisir le juge du fond pour arrêter les responsabilités. Si le juge s’appuie sur les conclusions de l’expert, la définition des responsabilités reste à son appréciation. A ce stade, il est toujours possible de renoncer à la procédure.
• Une des parties lance une autre procédure parce qu’elle estime que le recours est abusif ou parce que l’expertise révèle des nouveaux éléments d’informations.

Certains maîtres d’ouvrage utilisent d’autres procédures d’urgence. Il s’agit :  

• Du « référé provision » : Le maître d’ouvrage considère que son dossier est solide et ne nécessite pas d’expertise. Il s’adresse au juge des référés pour obtenir rapidement réparation.
• Du « référé préventif «  en cas de risques sur les avoisinants. Le maître d’ouvrage demande au juge la désignation d’un expert judiciaire pour réaliser un état des lieux précis avant travaux afin qu’il soit possible à-posteriori de séparer les problèmes déjà existants des désordres éventuellement causés par les travaux.

En résumé : Les points de vigilance pour faire face à un sinistre

1. Déclarez le sinistre le plus rapidement possible à la compagnie (dans les 5 jours à l’amiable et dans les 48 h en judiciaire) pour que la compagnie missionne les experts et avocats au plus vite.
2. Précisez l’historique, le contexte, les causes.
3. Soyez actif dans la défense de vos intérêts : en participant aux réunions d’expertise et en transmettant tous les éléments d’information et documents contractuels nécessaires à l’affaire.
4. Ne reconnaissez jamais une éventuelle responsabilité que ce soit en expertise amiable ou judiciaire.
5. Ne communiquez qu’avec la compagnie et les intervenants qu’elle a désigné.

En conclusion, un sinistre n’est pas une fatalité.
En tant que mémoire du chantier, vous avez un rôle essentiel dans la transmission des informations et l’appréhension du contexte.

Un sinistre ou un litige se gère d’autant mieux que vos documents écrits sont clairs et précis (contrat, CCTP, comptes rendus de chantier, correspondances, PV de réception…).